LAVORO E VOLONTARIATO NEL TERZO SETTORE: ADEMPIMENTI PRIVACY
di Stefano Bacchiocchi*
In un’epoca di digitalizzazione e crescente attenzione alla protezione dei dati personali, gli enti del terzo settore, devono affrontare sfide significative in termini di privacy.
Questi enti raccolgono e trattano una vasta gamma di dati personali che possono riguardare associati, tesserati, volontari e beneficiari delle loro attività. La varietà di questi dati è ampia: da informazioni di contatto a dettagli finanziari, fino a dati particolari/sensibili come quelli relativi alla salute o all’orientamento sessuale.
Vista la delicatezza di queste informazioni, è cruciale che gli enti adottino politiche e procedure adeguate a garantire la sicurezza e la riservatezza di tali dati.
Gli enti del terzo settore devono conformarsi al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) dell’Unione Europea. Il GDPR impone obblighi alle organizzazioni che trattano dati personali, tra cui l’implementazione di misure tecniche e organizzative atte a garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio. Queste misure possono includere la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali, la capacità di garantire la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento, nonché un processo per testare, verificare e valutare regolarmente l’efficacia delle misure per garantire la sicurezza del trattamento stesso. Gli enti del terzo settore devono anche far sì che i dati personali siano trattati in modo lecito, corretto e trasparente, e che siano raccolti per scopi specifici, espliciti e legittimi. La protezione dei dati personali non è solo un obbligo legale, ma anche una questione di responsabilità sociale (e di reputazione). Gli enti del terzo settore hanno il dovere di proteggere queste informazioni e di utilizzarle in modo responsabile per il bene della società. Questo tema richiede un’analisi approfondita e professionale, con riferimenti specifici alla legislazione vigente.
Le organizzazioni del terzo settore spesso lavorano con individui vulnerabili e comunità marginalizzate che possono essere particolarmente a rischio di violazioni della privacy e di abusi dei dati, pertanto, proteggere i loro dati personali non è solo una questione di conformità alla legge, ma anche di rispetto per i loro diritti umani fondamentali.
La responsabilità sociale implica, per gli organismi del terzo settore, la trasparenza su come raccolgono, utilizzano e conservano i dati personali. Devono informare in modo chiaro le persone sui loro diritti in materia di privacy, compreso il diritto di accesso ai propri dati, il diritto di rettifica, il diritto all’oblio, il diritto di limitare l’elaborazione, il diritto alla portabilità, il diritto di opporsi all’elaborazione, ecc. Le organizzazioni del terzo settore non possono prescindere dalla protezione dei dati personali, non solo per evitare sanzioni, ma anche per rispettare i diritti delle persone cui si rivolgono e per mantenere la fiducia del pubblico.
Nel contesto della protezione dei dati personali, esistono una serie di adempimenti indispensabili che le organizzazioni devono rispettare per garantire la conformità alle normative vigenti.
Il primo di questi adempimenti è la redazione di un registro dei trattamenti realizzati. Questo registro è un documento obbligatorio che elenca tutti i trattamenti di dati personali effettuati dall’organizzazione. Il registro deve essere mantenuto aggiornato e deve essere disponibile per la consultazione da parte dell’autorità di controllo competente.
Un altro adempimento chiave è la valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Questa valutazione è necessaria quando il trattamento può comportare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche. La DPIA è un processo strutturato che aiuta le organizzazioni a identificare e minimizzare i rischi associati al trattamento dei dati personali.
In alcuni casi, le organizzazioni possono essere tenute a nominare un responsabile della protezione dei dati (DPO). Il DPO è una figura chiave nell’organizzazione che ha il compito di supervisionare la conformità alle normative sulla protezione dei dati e di agire come punto di contatto tra l’organizzazione e l’autorità di controllo.
In sintesi, la protezione dei dati personali è un compito complesso che richiede un impegno significativo da parte delle organizzazioni. Tuttavia, solo rispettando questi adempimenti obbligatori, le organizzazioni possono garantire che i dati personali siano trattati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti.
Anche i Professionisti che assistono gli enti del terzo settore hanno la responsabilità di garantire la conformità alle normative sulla privacy e questo implica una serie di adempimenti cruciali.
Il processo di gestione dei dati personali inizia con un passo obbligato: l’identificazione dei dati personali gestiti dai Professionisti. Questi dati possono riguardare una vasta gamma di individui, tra cui dipendenti, volontari, beneficiari dei servizi e altre parti interessate. I dati personali possono essere presenti in una varietà di formati, come documenti cartacei, database elettronici, email, registrazioni video e audio. Non solo è essenziale identificare questi dati, ma è altrettanto importante classificarli in base alla loro natura e sensibilità. Questa classificazione è importante per determinare il livello di protezione necessario per ciascun tipo di dato.
Gli studi professionali, devono mappare il flusso di dati personali all’interno della struttura organizzativa. Questo implica comprendere come i dati vengono raccolti, elaborati, archiviati, condivisi e, infine, eliminati.
La mappatura dei dati è un elemento chiave per identificare eventuali punti deboli nel processo di gestione dei dati, permettendo così all’organizzazione di implementare misure correttive adeguate. Questo approccio metodico e dettagliato alla gestione dei dati personali è basilare per garantire la conformità alle normative sulla privacy e la protezione dei dati.
Anche per gli studi professionali, nell’ambito della gestione dei dati, un aspetto di fondamentale importanza è la nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO). Questa figura assume un ruolo cruciale quando gli studi si trovano a gestire una quantità significativa di dati particolari/sensibili.
Il DPO svolge un ruolo di vigilanza per garantire che l’ente operi in conformità con le normative vigenti in materia di privacy. Questo ruolo è di vitale importanza, poiché le violazioni delle normative sulla privacy possono comportare sanzioni severe con una grave perdita reputazionale. Il DPO, infatti, non solo garantisce la conformità alle normative sulla privacy, ma svolge anche un ruolo indispensabile nel mantenere la fiducia delle persone coinvolte e dei clienti.
Come detto, la Redazione del Registro delle attività di trattamento rappresenta un elemento sostanziale nella gestione dei dati personali. Questo documento deve fornire un quadro completo di tutte le attività che implicano l’utilizzo di tali dati. È essenziale che includa dettagli come la natura dei dati trattati, lo scopo del loro trattamento e se questi dati vengono condivisi con terze parti.
Anche per gli studi professionali, un altro adempimento cruciale, è la Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati (DPIA). Se i trattamenti di dati coinvolgono attività che potrebbero comportare un alto rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche, diventa necessario quindi condurre una DPIA.
Per quanto riguarda l’Implementazione di misure di sicurezza, il Professionista deve adottare misure adeguate a proteggere i dati personali da perdite, distruzione o danni. Questo potrebbe comportare l’uso di crittografia, la realizzazione di backup regolari dei dati e la formazione del personale sulla sicurezza dei dati. Nel caso in cui si verifichi una violazione dei dati, si deve avere un piano d’azione per rispondere in modo efficace: questo dovrebbe prevedere la notifica all’autorità di controllo competente e, in alcuni casi, alle persone interessate.
Infine, il rispetto dei diritti degli interessati è un principio obbligatorio al quale i Professionisti devono porre attenzione; questo include considerare il diritto di accesso, rettifica, cancellazione e opposizione al trattamento.
In conclusione, preme sottolineare l’importanza cruciale della privacy nel rapporto tra enti del terzo settore ed i Professionisti che li assistono. In un’era in cui le informazioni sono facilmente accessibili e condivisibili, la tutela della privacy diventa un pilastro imprescindibile. Ricordiamo ancora che la privacy non è un privilegio, ma un diritto fondamentale che deve essere rispettato e tutelato in ogni ambito, compreso il mondo del lavoro.
Gli enti del terzo settore devono pertanto collaborare strettamente con i loro Consulenti per garantire che le informazioni sensibili siano gestite in modo sicuro e rispettoso.
*Odcec Brescia
